Processen för en visselblåsning ser ut som följande:

1. Du väljer Ärendemottagare och beskriver ditt ärende. Vill du inte vara anonym får du ange ditt namn i beskrivningen.
2. En notifikation skickas till Ärendemottagarens mail att det finns en rapport att ta del av.
3. En (anonym) dialog kan då startas mellan Visselblåsare och ärendemottagare som hjälp för ärendemottagaren att hantera visselblåsningen.
4. Notifikationer via mail skickas till Ärendemottagare och Visselblåsare när något hänt i ärendet- eller om det finns något att agera på, med en länk till rapporten.
5. Ärendemottagare har två val när ett ärende inkommit

• Avvisa rapporten (ex. om något har rapporterats som inte hör till visselblåsning) 
• Att hantera och stänga ärendet. När ärendet är hanterat sammanställs meddelanden och ev. bifogade filer/ dokument och sparas i HR systemet Evity som max 2 år.

Policy för visselblåsning

Syftet med denna policy

Vi vill skapa en arbetsmiljö där alla känner sig trygga och kan rapportera om problem eller oegentligheter utan att behöva oroa sig för negativa konsekvenser. Denna policy för visselblåsning hjälper oss att upptäcka och åtgärda sådana problem.

Vad är visselblåsning?

Visselblåsning innebär att rapportera något du tror är fel eller olagligt inom vår verksamhet. Det kan vara allt från brott mot lagen till oetiskt beteende. Vi uppmuntrar alla att rapportera sådana problem så att vi kan rätta till dem.

Vem kan rapportera?

Alla som arbetar för eller med oss, inklusive anställda, konsulter, praktikanter och volontärer, kan rapportera. Om du har sett eller misstänker något som inte står rätt till, kan du rapportera det via vår hemsida eller i Evity.

Vad kan du rapportera om?

Du kan rapportera om:

• Brott eller lagbrott
• Bedrägeri eller stöld
• Korruption
• Missbruk av resurser

Något som inte ska larmas om i vår visselblåsarfunktion är personliga ärenden som exempel rör trivsel på arbetsplatsen eller arbetsrättsliga ärenden. 

Hur rapporterar du?

Det finns några olika alternativ för dig att visselblåsa:

1. Via vår interna visselblåsarfunktion: Skapa ett ärende via vår visselblåsartjänst i HR systemet Evity. Du väljer vem som ska vara ärendemottagare i rullmenyn.
2. Till din chef eller HR: Om du känner dig bekväm med det, kan du prata direkt med din chef eller HR.
3. Externa visselblåsare (som ej har inlogg till HR systemet Evity) skickar in ett ärende via visselblåsartjänsten från Pelagia´s hemsida.

Vad händer efter att du rapporterat?

• Bekräftelse: Du får en bekräftelse på att vi mottagit din rapport inom 7 dagar.
• Utredning: Alla rapporterade visselblåsarärenden utreds. Du får information om hur det går i ärendet senast inom 3 månader. Om vi behöver mer information från dig, kontaktar vi dig.
• Skydd: Du skyddas mot negativa konsekvenser eller straff för att du har rapporterat. Om någon försöker straffa dig för att du rapporterat, är det ett brott mot våra regler.
• Utöver den valda Ärendemottagaren kan ev. ledningen, eller delar av ledningen, komma att ta del av rapporten beroende på ärendets innehåll. (Peder Larsson, Björn Rydvall, Ludvig Hagberg, Johanna Högberg, Tove Westberg, Amanda Mårtensson)

Kan du vara anonym?

Ja, du kan vara anonym. I HR systemet Evity är du anonym om du inte i text anger ditt namn. Ifall du internt väljer att prata direkt med chef eller HR så kommer vi att göra vårt bästa för att skydda din identitet, men vi kan inte alltid garantera anonymitet. Om vi måste röja din identitet av någon anledning, informerar vi dig först om det är möjligt.

Vad händer om du rapporterar något falskt medvetet?

Om du medvetet rapporterar falska uppgifter kan det leda till allvarliga konsekvenser, inklusive disciplinära åtgärder.

Policyns giltighet

Denna policy gäller från och med 2024-11-01 och kommer att ses över och uppdateras vid behov för att säkerställa att den alltid är aktuell.

Har du frågor?

Om du har några frågor om denna policy eller hur du rapporterar, kontakta Amanda Mårtensson, HR.

In English

The process for whistleblowing is as follows:

1. You select the recipient of the report and describe your case. If you choose not to remain anonymous, you can provide your name in the description.
2. A notification is sent to the recipient that there is a report to review.
3. An (anonymous) dialogue can then be initiated between the whistleblower and the recipient.
4. Notifications are sent to the recipient and the whistleblower when there is any activity in the case or if there is something to act upon, with a link to the report.
5. The recipient has two options:

• Reject the report (e.g., if something unrelated to whistleblowing has been reported).
• Resolve and close the case. In this case, messages and any attached files/documents are compiled and stored in Evity for a maximum of 2 years.

Whistleblower Policy

Purpose of this Policy

We aim to create a work environment where everyone feels safe and can report problems or irregularities without fearing negative consequences. This whistleblowing policy helps us to identify and address such issues.

What is Whistleblowing?

Whistleblowing involves reporting something you believe to be wrong or illegal within our organization. This can include violations of the law or unethical behavior. We encourage everyone to report such issues so that we can correct them.

Who Can Report?

Anyone who works for or with us, including employees, consultants, interns, and volunteers, can report. If you have observed or suspect something is wrong, you can report it through our website or in Evity.

What Can You Report?

You can report:

• Crimes or violations of the law
• Fraud or theft
• Corruption
• Misuse of resources

Personal matters, such as workplace satisfaction or labor law issues, should not be reported through the whistleblowing function.

How to Report?

1. Via our internal whistleblowing function: Create a case using the whistleblowing service in the HR system Evity. You can select the recipient of the case from a drop-down menu.
2. To your manager or HR: If you feel comfortable, you can speak directly to your manager or HR.
3. External whistleblowers (those without access to the HR system Evity): Submit a case via the whistleblowing service on Pelagia's website.

What Happens After You Report?

• Confirmation: You will receive confirmation that we have received your report within 7 days.
• Investigation: All reported whistleblowing cases will be investigated. You will receive updates on the progress of your case no later than within 3 months. If we need more information from you, we will contact you.
• Protection: You are protected from negative consequences or punishment for making a report. If someone tries to retaliate against you for reporting, it is a violation of our rules.

In addition to the selected case recipient, the management team, or parts of the management team, may access the report depending on its content (Peder Larsson, Björn Rydvall, Ludvig Hagberg, Johanna Högberg, Tove Westberg, Amanda Mårtensson)

Can You Be Anonymous?

Yes, you can remain anonymous. In Evity, you are anonymous if you do not provide your name in the text. If you choose to speak directly with your manager or HR, we will do our best to protect your identity, but we cannot always guarantee anonymity. If we need to disclose your identity for any reason, we will inform you first if possible.

What Happens if You Deliberately Report False Information?

Deliberately reporting false information can lead to serious consequences, including disciplinary actions.

Policy Validity

This policy is effective from 2024-11-01 and will be reviewed and updated as needed to ensure it remains current.

Have Questions?

If you have any questions about this policy or how to report, please contact Amanda Mårtensson, HR.