Whistleblower Policy

A whistleblower is a person connected to our workplace who raises the alarm about misconduct that is perceived to be of significant public interest.

Anyone who reports misconduct at work is protected from retaliation. In addition to employees, volunteers, interns, consultants, and shareholders may also report concerns.

You may report obvious violations of the law, incidents that pose a risk to the environment or individual safety, behavior that is not in line with our ethical policies, or other events that could affect the company’s finances or tax reporting.

Issues that should not be reported through our whistleblowing function include personal matters such as workplace satisfaction or employment-related disputes.

The whistleblowing function can be found in our HR tool Evity or via a link on our website www.axjo.com. You can report misconduct anonymously through this link: https://app.evity.hr/

The Whistleblowing Process

1. You select the case recipient and describe your report. If you do not wish to remain anonymous, include your name in the description.

2. A notification is sent to the recipient that a new report is available.

3. An (anonymous) dialogue can then begin between the whistleblower and the recipient.

4. Notifications are sent to both the recipient and the whistleblower whenever something happens in the case or when action is required, along with a link to the report.

5. The recipient has two options:

   • Reject the report (for example, if the issue does not fall under whistleblowing).

   • Resolve/close the case. In this case, messages and any attached files or documents are compiled and stored in Evity for up to two years.

You have the right to receive confirmation from the report recipient that your report has been received within seven days, and to receive follow-up and feedback within three months.

In addition to the designated report recipient, [insert name] may also have access to the report.
(Please specify who may have access to the information.)

Visselblåsarpolicy

En visselblåsare är en person med anknytning till vår arbetsplats som slår larm om missförhållanden som man uppfattar vara av ett större allmänt intresse.

Du som larmar om missförhållanden på jobbet ska skyddas mot repressalier. Utöver anställda kan även volontärer, praktikanter, konsulter och aktieägare slå larm.

Du kan rapportera om uppenbara lagbrott, händelser som är risk för miljön eller individers säkerhet, uppförande som inte är i linje med våra etiska policys eller andra händelser som kan påverka företagets ekonomi eller skatteredovisning.

Något som inte ska larmas om i vår visselblåsarfunktion är personliga ärenden som exempel rör trivsel på arbetsplatsen eller arbetsrättsliga ärenden.

Visselblåsarfunktionen hittar du i vårt HR verktyg Evity eller via länk på vår hemsida www.axjo.com  och där kan du anonymt larma om missförhållanden på jobbet. https://app.evity.hr/

 Processen för en visselblåsning ser ut som följande:

1. Du väljer ärendemottagare och beskriver ditt ärende. Vill du inte vara anonym får du ange ditt namn i beskrivningen.

2. En notifikation skickas till ärendemottagaren att det finns en rapport att ta del av.

3. En (anonym) dialog kan då startas mellan visselblåsare och ärendemottagare.

4. Notifikationer skickas till ärendemottagare och Visselblåsare när något hänt i ärendet- eller om det finns något att agera på, med en länk till rapporten.

5. Ärendemottagare får två val.

   • Avvisa rapporten (ex. om något har rapporterats som inte hör till visselblåsning)

   • Att lösa/ avsluta ärendet. Då sammanställs meddelanden och ev. bifogade filer/ dokument och sparas i Evity som max 2 år.

Du har rätt att få en bekräftelse av rapportmottagaren att din rapport är mottagen inom sju dagar och uppföljning och återkoppling inom tre månader.

Utöver den valda rapportmottagaren kan ev. (namn) komma att ta del av rapporten.

(ange vem som kan komma att ta del av informationen).